在桂林举行会议必须要印刷一些宣传品及会议资料，用来告知会议的讯息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用，甚至也可以在会后留存建档参考使用。
一、桂林会议宣传资料制作之印刷项目
1．会前：
(1)大会专用信封、信纸。
(2)宣传品--海报、会议通知、报名表。
2.会议期间：
(1)大会日程安排、会议指南、会后考察指南、会议相关资料、会议用书等。
(2)其他：代表证、参观正、与会证书、获奖证书、奖状、铜牌、餐券等。
(3)论文摘要集／与会者名册。
依照会议规模及大会预算，以上有些项目可调整增减；但如果筹备时间很长而经费足够的话，也有主办单位印制第二次甚至第三次会议通知，用以提醒参加人员并加强宣传。
三、桂林会议宣传资料制作之印刷设计与制作
1.封面(大会主题背景板、横幅、海报、会议指南、会后考察指南、会议资料集等)
a.会议名称、logo。b．日期和地点。c．主办单位--由谁主办。d．摘要--简单介绍内容或主题。e．大会标语。
f.会议期间注意事项 g.会后考察线路推荐
2.内容(会议通知)
与主办方共同确定会议内容，特别强调重要的演讲人及讲题，并对会议讨论议题和邀请专家作详细介绍，主题要醒目，大致内容如下：
a．时间和地点。b．会议名称。c．主办单位及协办单位，或指导单位。d．大会筹备委员会名单及秘书处。e．大会主题和研讨议题。f．会议参加对象。g．暂定会议日程表。h．演讲人名字、职称。i．报名费用(包括内容)。j．报名回执表。k．住宿安排。l．教育学分。
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