通常而言，一场成功的会议，首先需要要有专业的会议策划服务公司，由专业的会议执行公司完成细节，但是另一方面的财务也非常重要：如何做好会议的预算？对此我们为大家简单做一些概括，会议预算包括以下五大方面：
通常而言，一场成功的会议，首先需要要有专业的桂林会议策划服务公司，由专业的会议执行公司完成细节，但是另一方面的财务也非常重要：如何做好会议的预算？对此我们为大家简单做一些概括，会议预算包括以下五大方面：
1、交通费用预算：
交通费用可以细分为以下三方面：由出发城市到开会目的城市的所有交通费用，以及返程的相应交通费用，第三是会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
2、会议室/厅费用预算：
具体可细分为：
(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、
会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、酒店住宿费用预算：
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找桂林当地的会议公司或者桂林会展服务商通常能获得较好的折扣。
4、餐饮费用预算：
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐，现在的酒店基本上都是房费里包含了中西早餐；如果有特别要求可以安排其他早餐；
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
(4)、会场茶歇&冷餐
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
5、会议礼品费用
会议结束，举办方都会为会议参会人员准备一些
桂林特色会议礼品，根据地方特色来设置礼品类型等，桂林特色会议礼品有：桂林三花酒，桂林绣球，阳朔画扇，桂林山水水墨画，桂林工艺品刺绣等；
桂林米廷会展服务公司专业提供
桂林会议整体策划、场地预定、场地搭建、印刷、会议礼品、会议接待、同声传译、视频会议等一系列会议服务。我们与
桂林各大会议场地建立长期合作关系,能够第一时间为以最低的价格预定最合适的场地；多年来，我们举办过的会议包含新品发布会、培训会议、企业答谢会、经销商大会、新闻发布会、论坛、酒会、宴会、
企业年会、研讨会等。